第一章  总则

　　 第一条　为规范青岛农业大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）的档案管理，保障基金会各项工作顺利开展，依据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》和《青岛农业大学教育发展基金会章程》，特制定本办法。

　　第二条　基金会指定专人负责档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等档案管理工作。

　　第三条　基金会的文书档案按自然年度归档；项目档案在项目验收合格后3个月内归档；会计档案按会计年度终了后归档。

第二章  归档范围

　　第四条　文书档案，包括上级机关印发、基金会制发或工作中形成的，具有查考价值的各种文件材料，具体归档范围

包括：

　　1、相关部门发来的与基金会有关的决定、条例、规定、批复、转发（含原件）等文件材料；

　　2、基金会和学校制定的与基金会相关的规定、制度、办法等；

　　3、基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、简报通报、预决算、统计报表等；

　　4、重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

　　5、基金会工作人员的任免文件以及关于职工奖励、处分的文件材料；

　　6、基金会关于职工工资、福利等报告方面的文件；

　　7、基金会的历史沿革、大事记及反映基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

　　8、其他有保存价值的文件材料。

　　第五条　项目档案，具体归档范围包括：

　　1、捐赠单位及个人与基金会签订的捐赠合同、协议书、意向书等；

　　2、捐赠项目申报审批材料、项目建设材料、项目验收材料、项目评估材料等。

　　第六条　会计档案的归档范围参照《青岛农业大学会计档案管理办法》执行。

第三章  立卷要求

　　第七条　立卷原则：遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　第八条　文书档案：卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。以问题为主，兼顾其他特征进行组卷，每卷不超过200页(100张)；卷内文件材料按文号顺序、重要程度或时间顺序排列。

　　第九条　项目档案：按照单一项目组卷造册。

　　第十条　会计档案：会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册；会计账簿类按年度装订成册；财务报告类、其他类按年度归类成册。

　　第十一条　案卷装订：装订应采用三孔一线装订，做到整齐、牢固、便于保管和利用。对有破坏的文件材料必须修复，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

第四章  保管利用

　　第十二条　档案保管须做到防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作。短期保存资料及利用率较高的资料保存在相关部门的指定地点，有序存放，方便查找，严防毁损、散失和泄密。

　　第十三条　档案材料不得借出、不得携带出境。如有特殊需要，须经秘书长批准、重要档案材料须经理事长批准，方可查阅。

　　第十四条　档案利用须经基金会档案管理人员陪同。查阅、摘抄、复印人员应当做到:

　　1、严格遵守保密纪律；

　　2、不得擅自向他人传播档案内容；

　　3、不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。

　　第十五条　查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。如有发生，将追究当事人责任。

　　第十六条　每年3月底整理造册，将长期和永久保存的档案资料移交青岛农业大学档案馆。档案移交须填写《青岛农业大学教育发展基金会档案移交清册》。

　　第十七条　档案材料销毁须经基金会会同青岛农业大学财务处、审计处、档案馆提出销毁意见，编制档案销毁清册，经理事会批准，派专人监销，履行销毁手续。

　　第十八条　本办法由基金会秘书处负责解释，自发布之日起执行。